اكتشف معنا كيف ساهم "برنامج قيراط" في دعم شيخ الصاغة السيد عاصم الحلبي لتحسين كفاءة وتنظيم إدارة محلات الذهب بطريقة سهلة وموزونة !
المرحلة الأولى| النظام الورقي وكثير من المجهود والوقت المُهدر !
- بذل الكثير من الوقت والجهد
قبل ما يقارب من أربعة عقود أو أكثر في قلب مدينة الطائف، عُرفت محلات شيخ الصاغة السيد عاصم الحلبي بانفراد جودتها وروعة تصاميمها. وفي ذلك كان من الشائع والطبيعي الاعتماد على النظام الورقي التقليدي. فكان الموظفون يبحروا في عالم من الفواتير والتقارير والحاسبات والمراجعات والتي كانت تتطلب الكثير والكثير من التدقيق والجهد والوقت.
- قصور في إصدار تقارير متابعة العمل
وكان النظام الورقي يستهلك ساعات مطولة من الموظفين في إعداد التقارير الخاصة بالمشتريات والمبيعات وإدارة المخزون ومقارنة التصاميم والمصوغات الذهبية التي تلقى إعجاب العملاء مع نظيرتها الراكدة. وكانت إصدار تقارير توضح مقارنة أداء الفروع المختلفة مهمة شبه مستحيلة دون استهلاك وقت جدًا طويل ومجهود كبير ومُتواصل من الموظفين.
- صعوبة متابعة الأداء
فعلى سبيل المثال، إذا أراد السيد عاصم الحلبي أن يراجع حسابات أو مبيعات محل الذهب كان عليه أن يبذل وقت طويل ومجهود مُضني في تتبع المبيعات أو المشتريات خاصة إذا كانت خاصة بأشهر سابقة، وهذا ما كان يعرقل سير العمليات بشكل سلس ودقيق في كثير من الأحيان. وكانت أي قرارات خاصة بمحلات الذهب الخاصة بالسيد عاصم الحلبي تعتمد فقط على رؤيته وخبرته والتوقعات،و كان حال السيد عاصم كحال جميع أصحاب محلات الذهب والمجوهرات في تلك الحقبة.
قد يهمك أيضًا قصة نجاح قيراط | افضل نظام إدارة محلات الذهب في السعودية
المرحلة الثانية| الخطوات الأولى نحو التحول الرقمي واستخدام برنامج إدارة عام
وعام بعد الآخر ومع ازدياد حجم التحديات والمسؤوليات، قرر السيد عاصم الحلبي استخدام برنامج إدارة عام آملًا في تخفيف الأعباء عنه وعن موظفيه وتسهيل إدارة محلات الذهب. فكل ما أراده هو إدارة محلات الذهب بطريقة سهلة وموزونة، وتقليل الأخطاء البشرية قدر الإمكان وتخفيف عبء متابعة سير العمل عن كاهله.
استمرار تحديات متابعة سير العمل!
ولكن يبدو أن كل تلك الآمال كانت سرابَا فقد تفاجأ السيد عاصم الحلبي أن المشكلات الأساسية التي كانت تعكر صفوه لاتزال موجودة ! حيث كانت تفاصيل وخصائص إدارة الذهب جدًا دقيقة وحساسة، واستمرت معاناة شيخ الصاغ في متابعة مبيعات ومشتريات محلات الذهب بدقة، ولا يزال متابعة أداء الموظفين والعمليات اليومية مهمة يصعب تحقيقها بدقة وكفاءة يوميًا. وإلى هنا لايزال السيد عاصم الحلبي من الضروري أن يتواجد في مقر محل الذهب الأساسي ليتمكن من متابعة سير العمل. فإذا سافر أو غاب عن محل الذهب انقطعت قدرته على متابعة العمليات بشكل دقيق !
وليس ذلك فحسب، وإنما كان وجود الموظفين داخل المقر أمر ضروري لا محالة، فإذا سافر موظف الحسابات على سبيل المثال كانت أعمال محل الذهب تتأثر بشكل جدًا ملحوظ فأين يكمن الحل !
مرحلة التحول الجذري مع برنامج قيراط
ظن السيد عاصم الحلبي أن تحديات إدارة محلات الذهب التي يواجهها أمر محتوم ولا مفر منه، إلا أنه وفي لحظة فارقة تلقى توصيات باستخدام برنامج مُتخصص في إدارة محلات الذهب والمجوهرات برنامج قيراط فهو مُطابق لنظام الفوترة الإلكترونية ومُعتمد من هيئة الزكاة والدخل !
وبالفعل استجاب شيخ الصاغة لهذا الاقتراح وكان بمثابة النور الذي يأتي في آخر النفق فقد كان بالفعل لحظة تحول حقيقية وبمجرد استخدام برنامج قيراط بدأ شيخ الصاغة بلمس مميزات برنامج قيراط الفريدة التي سرعان ما ظهر جليًا.
إدارة محل الذهب بشكل شامل ومتكامل
وأخيرًا تمكن شيخ الصاغة من متابعة إدارة جميع العمليات الخاصة بمحلات الذهب في أي وقت ومن أي مكان دون أن يضطر للتواجد الدائم في المقر الرئيسي لمحلات الذهب لمتابعة العمليات اليومية. فالآن يستطيع شيخ الصاغة متابعة المبيعات والمشتريات وإصدار الفواتير ومتابعة المخزون بكل دقة وسهولة باستخدام هاتفه الذكي أو الكمبيوتر المحمول.
- نظام النقاط البيعية POS
وقد أثبت برنامج قيراط كفاءته العالية في إدارة مبيعات شيخ الصاغة وذلك من خلال نظام النقاط البيعية الخاص بكل فرع من فروع محلات الذهب التابعة للسيد عاصم الحلبي. حيث يتيح هذا النظام إصدار فواتير البيع اليومية بكل دقة واحترافية وبهذا اختفت الأخطاء البشرية المتعلقة بإصدار فواتير البيع تمامًا، وأصبح السيد عاصم الحلبي يستطيع تتبع مبيعات وحركة المخزون بشكل مباشر ودقيق.
- عرض التسعير المباشر للذهب والتحديث التلقائي
ووجد شيخ الصاغة أن برنامج قيراط لا يكتفي بعرض التسعير المباشر للذهب فقط بل يتحدث برنامج قيراط تلقائيًا كل دقيقة تقريبًا بالتسعير المباشر للذهب وهكذا اطمئن شيخ الصاغة لدقة مبيعات والفواتير اليومية لمحلات الذهب دون القلق بشأن أي خسائر محتملة لما بعد البيع والتي من لممكن أن تحدث بسبب إهمال متابعة التسعير المباشر كما أن ارتباط برنامج قيراط بالتسعير المباشر للذهب مكّنه من تتبع قيمة المخزون بشكل دقيق في أي وقت.
- إصدار تقارير دقيقة ومتابعة الأداء
- يُصدر برنامج قيراط تقارير دقيقة وشاملة عن جميع العمليات المرتبطة بإدارة محلات الذهب، حيث يُصدر تقارير شاملة خاصة بالمبيعات والمشتريات والمخزون والموظفين وهكذا تمكن شيخ الصاغة من متابعة الأداء بصورة أشمل وأعمق فهو الآن يُمكنه بكش سهولة مقارنة أداء أي محل من محلات الذهب الخاصة به هذا الشهر بأداءه لنفس الشهر العام الماضي على سبيل المثال. تواصل معنا فريق برنامج قيراط وأبدأ الآن.
- وهكذا استطاع السيد عاصم الحلبي اتخاذ العديد من القرارات المستنيرة بناءًا على أرقام وبيانات واضحة ودقيقة، بدلًا مما كان عليه الأمر من قبل حيث كان الاعتماد الأساسي على الخبرة وتوقعات السوق. فالآن أصبحت أذواق واتجاهات عملاء شيخ الصاغة واضحة وجلية، حيث استطاعت تقارير مخزون الذهب ان تُظهر المصوغات الذهبية التي تلقى إقبال كبير من العملاء وتحظى بنسب عالية من المبيعات، ونظيرتها الأخرى التي تعاني من الركود والإقبال عليها ضعيف.
للمزيد اقرأ عن مفهوم إدارة المبيعات
- تحسين إدارة المشتريات
- الآن أصبحت جميع البيانات الخاصة بالموردين الذي يتعامل معهم شيخ الصاغة واضحة ودقيقة، حيث يُخزن برنامج قيراط أسماء وأرقام وعناوين وتواريخ التعاملات مع كل عميل. وهذه الميزة سهلت على الموظفين الوصول إلى المعلومات الخاصة بمعاملات البيع والشراء مع الموردين بكل سرعة ودقة.
- كما أن إنشاء الشراء من الموردين أصبح أكثر دقة وسهولة مع برنامج قيراط.
- ويُمكن الآن للسيد عاصم الحلبي والموظفين المختصين تتبع حالات طلب الشراء بطريقة فعّالة ودقيقة من حيث ( تم- قيد المعالجة- طلب جديد)، مما يضمن سير عمليات الشراء بشكل دقيق.
- ويُصدر برنامج قيراط تنبيهات مُسبقة قبل موعد إتمام صفقات الشراء، كما أنه يقوم النسبة الضريبية على المصوغات الذهبية بدقة.
- ويُقدم برنامج قيراط تقرير شامل ودقيق عن كل قطعة ذهبية بداية من تاريخ شرائها و سعرها وقت الشراء و وزنها وعيارها إلى أن يتم بيعها، وبمجرد أن تُباع يتم حذفها مباشرًا من مخزون الذهب.
- تنظيم صلاحيات الموظفين
استطاع شيخ الصاغة السيد عاصم الحلبي تخصيص صلاحيات كل موظف على برنامج قيراط. فالآن مع برنامج قيراط أصبحت عمليات محل الذهب تتم على مستوى عالي من الدقة والأمان، فالآن تقتصر صلاحيات المحاسبين فقط على المبيعات والمشتريات والمخازن ولا يُسمح لهم بالإطلاع على بيانات العملاء أو إصدار فواتير أو غيرها.
وهذا التخصيص الذي يوفره برنامج قيراط اقتصر كل موظف فقط على مهمته، مما زاد من نسبة أمان بيانات محل الذهب والعملاء وتقليل الأخطاء وتحسين كفاءة الموظفين التشغيلية بشكل عام.
- إدارة المخزون بدقة وكفاءة
- بمجرد بيع أي قطعة ذهبية من محل الذهب يتم تحديث مخزون الذهب بشكل تلقائي، وبذلك استطاع شيخ الصاغة التخلص نهائيًا من أي مشاكل أو أخطاء مرتبطة بمخزون الذهب.
- أصبحت عمليات الجرد أسهل مع برنامج قيراط، ففي غضون 20 دقيقة فقط باستخدام تقنية الباركود يُمكن للموظف المختص أو السيد عاصم الحلبي الحصول على نتائج جرد المخزون بكل دقة وكفاءة.
قد يهمك أيضًا تتبع تكلفة التصنيع والربحية باستخدام برنامج إدارة محلات الذهب
- تحسين تجربة العملاء
- أظهر برنامج قيراط نجاح ملحوظ في تحسين تجربة عملاء السيد عاصم الحلبي، فالآن يُمكن الوصول لبيانات أي قطعة ذهبية بكل سهولة ودقة فكل ما على الموظف فعله هو مسح الباركود الموجود على القطعة الذهبية ومباشرةً تظهر جميع بيانات القطعة الذهبية مثل: العيار - والوزن - وقيمتها الحالية وغيرها وبهذا يستجيب موظفي محل الذهب الآن لاستفسارات العملاء بشأن أي قطعة ذهبية في المحل بسرعة ودقة.
- وبعد أن يتم بيع أي قطعة من القطع الذهبية، يُصدر برنامج قيراط المحاسبي فاتورة مبيعات إلكترونية تتضمن جميع بيانات القطعة الذهبية وبيانات العميل، كما أنه من الممكن إرسالها للعميل عبر whatsApp ليحتفظ بها على هاتفه وبهذا تحسنت تجربة عملاء شيخ الصاغة بدرجة جدًا كبيرة.
- الثقة والأمان
وبمرور الوقت أصبح شيخ الصاغة مطمئن تمامًا لأداء برنامج قيراط واختفت تمامًا أي مشكلات كان يواجهها في الماضي وأصبح إدارة محلات الذهب أكثر سهولة وأعلى كفاءة، وهذا الاطمئنان ما دفعه لترشيح برنامج قيراط كأفضل برنامج محاسبة في السعودية بكل ثقة لما يقارب من خمسين من أصحاب محلات الذهب والمجوهرات في السعودية مؤكدًا على جودة وكفاءة البرنامج.
وقصة شيخ الصاغة السيد عاصم الحلبي مع برنامج قيراط لإدارة محلات الذهب والمجوهرات بالمملكة هي قصة نجاح مُلهمة ومثال حيّ لجميع أصحاب محلات الذهب والمجوهرات في السعودية على أهمية الحصول على برنامج إدارة متخصص في إدارة محلات الذهب خاصة وأن برنامج إدارة الذهب المتخصص ليس فقط أداة لتسهيل إدارة محل الذهب بل هو استثمار طويل الأمد يضمن استمرار نجاح وكفاءة عمل محل الذهب.