نعرض لكم متطلبات الفاتورة الإلكترونية وكيف يلبيها قيراط خاصة وأن الفاتورة الإلكترونية تُعتبر خطوة أساسية تسعى من خلالها المملكة إلى تصحيح فوضى ومغالطات المتاجر والمنشئات المحاسبية والتي كانت تظهر بكثرة أثناء إصدار الفواتير التقليدية، ويُعتبر نظام الفوترة الإلكتروني أكثر تنظيمًا من الطريقة التقليدية. وتُساهم الفاتورة الإلكترونية في إصدار فواتير الشراء بسلاسة وسرعة ودقة وضمان التوافق التام مع متطلبات وتشريعات هيئة الضريبة والدخل، وبشكل عام يُعتبر حل الفاتورة الإلكترونية حل عملي يضمن سير العمل بطريقة سليمة و موافقة للقوانين والتشريعات.
وبصدد أهمية نظام الفوترة الإلكتروني في قطاع الذهب والمجوهرات، نعرض لك في المدونة دور برنامج قيراط أفضل برنامج مُحاسبي لإدارة محلات الذهب والمجوهرات لضمان إصدار الفواتير الإلكترونية سليمة بما يتماشى مع لوائح هيئة الضريبة والزكاة والدخل.
نظام الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي عبارة عن مُستند إلكتروني يتم إصداره وحفظه باستخدام نظام إلكتروني سحابي، وتحتوي الفاتورة الإلكترونية على جميع المتطلبات التي أصدرتها هيئة الضريبة والدخل. ولا تُعتبر الفواتير المكتوبة بخط اليد أو المطبوعة إلكترونيًا فاتورة إلكترونية حيث تعتمد الفاتورة الإلكترونية بشكل أساسي على النظام السحابي ويتم مُشاركة جميع بياناتها إلكترونيًا بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل ومنظم.
ويهدف نظام الفوترة الإلكترونية إلى تحقيق عدة جوانب وأهداف رئيسية تهدف المملكة إلى تحقيقها من ضمنها:
- وضع حد للتهرب الضريبي والمعاملات غير القانونية وهذا ما يُساعد في تعزيز الشفافية في السوق.
- يضمن نظام الفوترة الإلكتروني تسجيل جميع المعاملات المالية وضمان المتاجر والشركات بدفع ضريبة القيمة المُضافة.
- يُساهم في تعزيز استخدام المملكة للأنظمة الرقمية وتقليل الاعتماد على الفواتير الورقية وهو ما تهدف إليه رؤية السعودية 2030.
للمزيد اقرأ عن مفهوم الفاتورة الإلكترونية
خطوات إصدار الفاتورة الإلكترونية
يتطلب إصدار الفاتورة الإلكترونية عدة خطوات وهي:
- اختيار برنامج مُحاسبة مُتخصص
أول ما يضمن للمتاجر والمنشئات إصدار الفاتورة الإلكترونية بطريقة سليمة بما يتوافق مع هيئة الضريبة والدخل هي اختيار برنامج مُحاسبة مُتخصص، فمن الضروري اختيار برنامج مُحاسبة مناسب مع متطلبات عملك لتضمن إدارة شاملة ومُتكاملة لأعمالك المالية والحد من وقوع أخطاء قدر الإمكان.
ويُعتبر برنامج قيراط أفضل برنامج مُحاسبي لإدارة محلات الذهب والمجوهرات في السعودية حيث يضمن إصدار فواتير إلكترونية للمصوغات الذهبية متوافقة مع التشريعات الضريبية ويضمن إدارة متاجر وشركات الذهب والمجوهرات بدقة.
- إنشاء كود ورقم الفاتورة الإلكترونية
المرحلة الثانية هي اختيار قالب الفاتورة الإلكترونية وإدخال جميع التفاصيل المتعلقة بها مثل معلومات البائع والمشتري، وبيانات الصنف (القطعة الذهبية من حيث العيار والوزن وغيره)، بالإضافة إلى توقيت المعاملة والمبلغ الإجمالي ونسبة الخصومات والضرائب وأي مُلاحظات خاصة بالمعاملة.
- إرسال الفاتورة للعميل
في هذه المرحلة يتم التحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية لضمان عدم وقوع أي أخطاء أو إغفال تضمين أي بيانات أو معلومات مهمة، ومن ثم يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل بشكل مُباشر من خلال النظام الإلكتروني أو إرسالها للعميل على الواتساب.
- مُتابعة المدفوعات
من الممكن أن يقوم أصحاب المتاجر بمتابعة المدفوعات من خلال نظام الإدارة السحابي حيث يُرسل النظام إشعارات بخصوص دفعات الفواتير المتأخرة.
- الاحتفاظ بسجلات الفواتير الإلكترونية
يحتفظ النظام المحاسبي بنسخة من الفواتير الإلكترونية ليستخدمها أصحاب المتاجر والمنشآت أثناء التحقق الضريبي أو مراجعة الحسابات. ويُمكن لأصحاب متاجر وشركات الذهب والمجوهرات نسخ بيانات الفواتير مما يُساعدهم على استرداد الفواتير في أي وقت واسترداد البيانات في أي وقت بفضل النسخة الاحتياطية التي يوفرها النظام السحابي.
متطلبات الفاتورة الإلكترونية
توجد مجموعة من الشروط التي يجب الالتزام بها عند إصدار الفواتير الإلكترونية وذلك لضمان توافقها مع متطلبات هيئة الضريبة والدخل وهي كالآتي:
- إصدار الفواتير الإلكترونية من خلال الأنظمة الإلكترونية بصيغة XML وتجنب إصدار فواتير يدوية أو ورقية.
- يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية بحسب ما تحتاجه متطلبات وطبيعة العمل حيث لا توجد صيغة محددة للفاتورة الإلكترونية.
- إلحاق رمز الباركود QR code الذي يحمل جميع بيانات المنتج في الفاتورة الإلكترونية.
- تطبيق نظام التشفير الرقمي للفاتورة الإلكترونية.
- تتم أرشفة الفواتير الإلكترونية بحسب أحكام ضريبة القيمة المُضافة التي تُصدرها هيئة الضريبة والدخل.
- التحقق من تطبيق جميع متطلبات وحقول المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية والذي من أهم أولوياته انه يكون النظام المحاسبي مُتصل بالإنترنت.
- الحرص على عدم حذف الفاتورة الإلكترونية والحفاظ على سجلات الفواتير الإلكترونية في النظام المحاسبي.
- التأكد من اعتماد النظام المحاسبي من هيئة الضريبة والدخل.
المعلومات التي تحتوي عليها الفاتورة الإلكترونية
- العلامة التجارية
تُعتبر الفاتورة الإلكترونية مُستند رسمي يوثق نشاط العمل ولهذا من المهم أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية على العلامة التجارية والشعار الخاص بالمتجر، بالإضافة إلى تحديد عنوان " الفاتورة الإلكترونية" بخط واضح لتمييزها عن غيرها من المستندات والوثائق المالية.
- رمز الباركود QR Code
يتضمن رمز الباركود جميع بيانات المنتج والمتجر من:
- اسم البائع.
- قيمة الضريبة المضافة.
- رقم تسجيل القيمة المضافة.
- وقت وتاريخ إصدار الفاتورة الإلكترونية.
- عنوان المتجر أو المنشاة بالتفصيل.
- القيمة الإجمالية للفاتورة شاملة قيمة القيمة المُضافة.
- بيانات المنتج
تشمل الفاتورة الإلكترونية وصف تفصيلي شامل للمنتج، فعلى سبيل المثال تتضمن الفاتورة الإلكترونية الخاصة بشراء قطعة ذهبية: الوزن والعيار وغيرها من البيانات.
- رقم ضريبة القيمة المُضافة
يجب أن توضح الفاتورة الإلكترونية رقم ضريبة القيمة المُضافة، وهو عبارة عن رقم يتكون من 15 رقم مُعتمد من الجهات الحكومية ويكون أيضًا مُسجل لدى هيئة الضريبة والدخل.
- الرقم التسلسلي
يُساعد الرقم التسلسلي أصحاب المتاجر والمنشآت في تتبع رقم الفاتورة وتنظيمها وحفظها بشكل سليم في النظام المحاسبي.
- معلومات الدفع
من المهم أن تتطلب الفاتورة الإلكترونية جميع المعلومات الخاصة بالدفع للعملاء من خلال تفاصيل الحساب المصرفي ووسيلة الدفع.
إذا كنت أحد أصحاب محلات أو شركات الذهب والمجوهرات في السعودية وترغب في توسيع أعمالك وضمان سيرها بشكل قانوني فإن برنامج قيراط هو الحل الأمثل حيث لأنه برنامج حسابات متكامل يدعم اللغة العربية لتسهيل إدارة محلات وشركات الذهب. ويدعم برنامج قيراط المحاسبي إصدارة المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية.
وفي الختام، فإن الفاتورة الإلكتروني هي وسيلة لضمان الحد من وقوع أي أخطاء في إصدار الفواتير سواء وضوع أخطاء بشرية غير مقصودة أثناء إصدار فواتير البيع أو محاولة البعض للتهرب الضريبي. وتُنظم الفواتير الإلكترونية التعاملات وتُحسن من إدارة المعاملات والبيانات المالية في المتجر أو المنشأة بطريقة متوافقة مع تشريعات ومتطلبات هيئة الريبة والدفع. وإذا كنت أحد أصحاب محلات وشركات الذهب والمجوهرات في السعودية فلا تفوت فرصة تجربة برنامج قيراط المحاسبي أفضل برنامج إدارة محلات الذهب والمجوهرات في السعودية لتضمن سير أعمالك بسلاسة بما يتوافق مع متطلبات وتشريعات هيئة الضريبة والدخل