ما هو نظام ERP؟ ولماذا تتجه معظم الشركات في السعودية إلى استخدامه؟
الأمر لم يكن وليد اللحظة بل على مدار السنوات الأخيرة أصبح استخدام أنظمة ERP منتشرة بشكل واسع بين مختلف المؤسسات والمتاجر الكبرى، خاصة مع التغيرات الاقتصادية والتشريعية التي تشهدها السعودية مؤخرًاى مثل تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية، أي أصبح استخدام نظام ERP أمر أساسي لضمان تحصيل أفضل أداء للشركة أو المتجر.
والسؤال هنا: هل يُناسب استخدام نظام erp واحد جميع الشركات والمتاجر؟ خاصة أن أصبحت أعداد أنظمة ERP متعددة ومتنوعة، و قد يكون اختيار نظام ERP مناسب لعملك أمر صعب بعض الشيء. وفي هذه المدونة ستتعرف على كل ما يخص نظام تخطيط الموارد المؤسسية مع ترشيح أفضل نظام ERP محاسبي في السعودية.
ما المقصود بنظام ERP ؟
نظام ERP هو اختصار ل Enterprise Resource Planning والذي يُقصد به نظام تخطيط موارد الشركة وهو عبارة عن برنامج إدارة شامل يستخدمه أصحاب الأعمال بشكل أساسي لإدارة العمليات الحيوية بالمنشأة.
ويعمل نظام تخطيط الموارد ERP بشكل أساسي على تنظيم عمليات وأقسام المؤسسة لتنظيم سير الأعمال وتسهيل المهام على الموظفين. ويهدف ذلك إلى تحسين كفاءة العمل والتأكيد على التكامل بين أقسام المنشأة الحيوية مثل قسم المبيعات، والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها.
أهمية استخدام نظام تخطيط الموارد erp
كما ذكرنا بالأعلى أن الهدف الأساسي من استخدام نظام erp هو زيادة الانتاجية ورفع الكفاءة التشغيلية، وذلك من خلال تحسين كفاءة العمل عن طريق تبسيط الأعمال على الموظفين من خلال القيام بالأعمال الروتينية بأعلى كفاءة ممكنة وذلك بهدف تقليل الخطأ البشري قدر الإمكان وتكثيف جهود الموظفين وتركيزهم لتحسين نتائج مهامهم.
ويُمثل نظام نظام تخطيط موارد الشركة أو المتجر ركن أساسي، لأنه باختصار عبارة عن نظام برمجي يهدف إلى تجميع كل العمليات الحيوية الخاصة بأقسام الشركة في هيكل واحد ويتم ذلك من خلال توحيد بيانات كل قسم وتسهيل تبادل المعلومات والبيانات فيما بينهم مما يعمل في النهاية على تحسين كفاءة العمل وتقليل التكاليف وزيادة الربحية.
وتتم تلك العملية من خلال عدة خطوات وهي:
- توحيد قاعدة البيانات: تجميع بيانات المنشأة في قاعدة بيانات واحدة، مما يُسهل الوصول للمعلومات والبيانات الخاصة بأي قسم في المنشأة بكل سهولة.
- إصدار تقارير مُفصلة: يساعد نظام erp المنشأة على إعداد ميزانيات خاصة بهم، وإعداد التقارير المالية اللازمة.
- ترتيب أعمال الشركة: تنظيم كل العمليات المتعلقة بقسم الموارد البشرية مثل: توظيف الموظفين الجدد والأفراد التي تحتاجها المنشأة، و تنظيم عمليات تدريب وتعزيز مهارات الموظفين، وأيضًا إدارة الرواتب.
- إدارة المخزون بكفاءة: تتبع المخزون بطريقة فعالة وبشكل احترافي. وليس ذلك فحسب وإنما يعمل نظام تخطيط الموارد erp على تحديث المخزون بشكل تلقائي، مما يقلل من فرص وقوع أي من الأخطاء ومواجهة خطر التعرض لأزمة نقص في المخزون أو زيادة مفرطة في عرض المنتجات. وكل ذلك سيؤدي في النهاية إلى ضمان توفر المنتجات بشكل متوازن وزيادة مبيعات المنشأة.
- تحسين تجربة العميل: من أهم فوائد نظام ERP أنه يساعد على تحسين تجربة العميل من خلال تحسين التواصل والتفاعل مع العميل، ويتم ذلك من خلال توفير أدق المعلومات التي يحتاجها العميل في أسرع وقت وبأقل مجهود، مما يعمل في النهاية على تحسين العلاقة بين المنشأة والعميل.
للمزيد اقرأ ايضًا عن دليل شامل لكيفية استخدام نظام ERP لتحسين أداء شركتك 2025
معايير اختيار أفضل نظام ERP محاسبي في السعودية
- 1. سهولة الاستخدام
إن اختيار نظام تخطيط موارد ERP يمتلك واجهة سهلة الاستخدام سيوفر عليك الكثير من الوقت والمجهود المبذول في تدريب الموظفين على التعامل التقني من خلاله.
- 2. التكامل مع أنظمة المنشأة الحالية
قبل شراء نظام erp تأكد من أنه يمكنه التكامل والعمل مع الأنظمة الحالية لمنشأتك والتطبيقات التي تستخدمها في عملك اليومي مثل أنظمة إدارة العملاء وأنظمة المحاسبة.
- 3. اختبار النظام قبل شراءه
من الضروري اختبار نظام erp الذي وقع اختيارك عليه قبل شراءه بشكل نهائي، حيث إن التجربة العملية هي خير مقياس والذي يحدد ما إذا كان النظام فعال ومناسب لعملك أم لا.
قد يهمك أيضًا التحديات التقنية في نظام ERP وكيفية تفاديها
كيف تختار نظام تخطيط الموارد erp المناسب؟
يعتمد اختيار نظام تخطيط الموارد erp بشكل أساسي على طبيعة عملك، والميزانية المالية الخاصة بك، وغيرها من العوامل التي يتوقف عليها اختيار نظام تخطيط الموارد المناسب لك. وفيما يلي سنتناول تلك خطوات من خلالها يُمكنك اختيار نظام erp المناسب لك بكل سهولة:
1. حدد أولوياتك
من الضروري تحديد الأهداف التي تود تحقيقها من خلال امتلاك نظام erp لعملك فعلى سبيل المثال يمكنك تحديد أولوياتك من حيث:
- زيادة الإنتاجية
- خفض التكاليف
- تعزيز التكامل بين الأقسام أو غيرها.
ويُمكن أن تحدد أولوياتك من خلال:
- تحليل العمليات الروتينية التي تحتاج من الموظفين العمل عليها بشكل دوري.
- التركيز على الأقسام التي يحدث بها الكثير من الأخطاء البشرية المتكررة: مثل قسم المبيعات أو المحاسبة أو المخازن أو غيرها.
وأخيرًا من الضروري أن يعمل نظام erp على تحقيق النفع العام على جميع أقسام المنشأة فمن الضروري أن يلبي احتياجاتها بكل احترافية ودقة.
2. ضع ميزانية مالية محددة
تأتي الخطوة التالية وهي عمل دراسة للأوضاع المالية الخاصة بالمنشأة وتخصيص ميزانية واقعية. وتشتمل تلك الميزانية تكاليف شراء النظام وتنفيذ على أقسام المنشأة وبالتأكيد تدريب الموظفين عليه.
3. اختر نظام ERP ذكي ومتطور
وعند الوصول لتلك النقطة فإنه من الضروري التركيز على أولوية الإدارة، وذلك لأنه يوجد نوعان أساسيان لنظام erp وهما:
- 1. النظام erp السحابي
وهو يوفر إمكانية إدارة المنشأة من أي مكان دون التقيد بالوجود داخل المنشأة. ومن أهم مميزاته أنه يحتاج إلى تكاليف صيانة أقل من النظام المحلي.
- 2. النظام erp المحلي
أما النظام المحلي فهو مثالي للمنشآت التي تفضل الاحتفاظ ببيانات داخليًا أو لديها مخاوف أمنية، ويحتاج هذا النوع من أنظمة إدارة موارد المنشأة إلى موارد تقنية أكبر من النظام السحابي.
- اختيار مزود أنظمة ERP محترف
ابحث في الشركات أو المنشآت المتاجر المشابهة لعملك وتستخدم أنظمة ERP فعّالة واحترافية، واختر شركات ذات سمعة طيبة وخبرة كبيرة في مجالها واستفسر عن إمكانية تخصيص النظام وتحديثه وغيرها من المعلومات التقنية الضرورية.
وإذا كنت أحد أصحاب متاجر الذهب والمجوهرات وتبحث عن أفضل برنامج إدارة محلات الذهب فنقدم لك برنامج قيراط المحاسبي أفضل نظام ERP مُخصص لإدارة محلات وشركات الذهب بطريقة موزونة لمساعدة أصحاب متاجر الذهب على إدارة متاجرهم بشكل دقيق وبكفاءة عالية، ويتميز بأنه يمتلك واجهة استخدام سهلة حيث يدعم اللغة العربية وهو ما يُعتبر نادر في واجهات معظم أنظمة ERP.
ويعمل نظام قيراط على:
تقليل خطر التعرض للخسارة أو السرقة.
ه يقدم تقارير دقيقة لكل إدارة مما يعزز من اتخاذ القرارات الصائبة.
يضمن حصول الموظفين على واجهة سهلة الاستخدام دون الحاجة إلى الكثير من التدريب المُسبق.
مُعتمد من هيئة الزكاة والضرائب والجمارك في المملكة العربية السعودية.
يقدم دعم تقني ذو خبرة وكفاءة وثقة ويتميز سرعة استجابته، بشكل عام يضمن لك إدارة شاملة وفعالة لمخازن محلات الذهب والمجوهرات.
وتتعدد خدمات نظام قيراط المتخصصة لإدارة محلات الذهب والمجوهرات بدقة، تواصل الحين مع فريق دعم برنامج قيراط المحاسبي واحصل على نظام قيراط بسعر مميز جدًا.
لمعرفة المزيد عن نظام قيراط اقرأ تعريف نظام قيراط
- القدرة على التخصيص
من المهم التأكيد على أن يكون نظام ERP الخاص بك مرن ويمكن تخصيصه بشكل يناسب تلبية احتياجات أقسام المنشأة ويسهل من إتمام المهام بشكل احترافي.
للمزيد اقرأ عن أهم 5 مميزات تجعل قيراط أفضل برنامج إدارة محلات الذهب
الأخطاء الشائعة عند اختيار نظام ERP
توجد عدد من الأخطاء الشائعة التي عادة ما يقع فيها أصحاب الأعمال وخاصة عند شراء وتجربة نظام erp لأعمالهم للمرة الأولي. و لتجنب الوقوع في إحدى تلك الأخطاء سنعرضها إليك بالتفصيل كما يلي:
- إهمال خطوة تحديد الهدف وأولوية العمل قبل شراء نظام تخطيط الموارد erp.
- صب التركيز بالكامل على إعداد الميزانية الأولية فقط وإهمال مراجعة التكاليف أول بأول مثل تكاليف الصيانة والتدريب وغيره.
- التسرع واختيار أول نظام erp متوفر دول عمل دراسة مُسبة أو حتى تدريب مُسبق لتختبر من خلاله النظام وتحدد ما إذا كانت لديه القدرة على سد احتياجات عملك أم لا.
- اتخاذ قرار شراء نظام erp منفردًا دون إشراك مسؤولي الأقسام في قرارك مما قد ينتج عنه اختيار نظام erp غير مناسب لأعمالك.
- إهمال جانب المرونة وإمكانية تخصيص نظام erp مما قد يتسبب في ظهور مشكلات خاصة أثناء التوسع مع نمو العمل.
- اختيار نظام تخطيط موارد المنشأة erp صعب الاستخدام مما سيتسبب في ظهور أخطاء وانخفاض كفاءة العمل نتيجة زيادة الوقت المُهدر في محاولات الموظفين للتعامل مع النظام الجديد.
- اهمال جانب التكامل مع أنظمة وتطبيقات الشركة الحالية مما سيؤدي إلى مواجهة مشاكل تقنية فيما بعد.
- اختيار مورد نظام erp غير موثوقة وعدم التحقق من خبرته وسمعته في السوق.
- عدم الاهتمام بوضع خطة عملية واقعية وقابلة للتنفيذ.
- اختيار نظام erp لا يوفر حماية كافية لبيانات ومعلومات المنشأة مما يُعرض المنشأة وعملائها للخطر.
وأخيرًا فإن نظام تخطيط موارد المنشأة erp يعمل بمثابة الجهاز العصبي المركزي للشركة أو المؤسسة، واختيار نظام ERP المناسب لعملك لاشك سيعزز كفاءة العمل ويقلل الأخطاء بشكل كبير ويعمل في النهاية على زيادة الأرباح.
وقبل اتخاذ خطوة شراء نظام ERP خاص بعملك فإنه من الضروري التأني ومعرفة كيفية اختيار أفضل نظام ERP محاسبي في السعودية مناسب لعملك، ومن الضروري أن تحدد أولوياتك من استخدام برنامج ERP سحابي في شركتك مع تحديد الميزانية المتاحة.
وإذا كنت أحد أصحاب محلات الذهب والمجوهرات وتبي تعزز مبيعاتك وتسهل إدارة فروعك بأقل جهد ممكن، فنرشح لك استخدام برنامج قيراط المحاسبي أفضل برنامج إدارة محلات الذهب في السعودية جربه الحين واكتشف بنفسك الفرق!